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Gestión de cambio en tiempos de pandemia

Durante el COVID-19, la necesidad de revisar la efectividad de los cambios es más importante que nunca.

Muchas organizaciones habrán implementado cambios operacionales más rápidamente de lo que pudieron haberlo hecho anteriormente, lo que puede haber resultado en una reducción de los tiempos en los pasos del proceso de gestión del cambio.
El volumen, el ritmo de los cambios y la naturaleza dinámica del COVID-19 hacen que sea vital que las organizaciones revisen la efectividad de los cambios implementados y se aseguren de que han logrado el éxito deseado.
Cuando una organización tiene un SMS existente, debe utilizar los procedimientos de gestión de cambio para considerar cada cambio, identificar los peligros relevantes, evaluar el riesgo e implementar las mitigaciones apropiadas. Dado el potencial de que ocurran una gran cantidad de cambios, también es importante que las organizaciones consideren el efecto acumulativo de las interacciones entre los cambios que se implementan.
Es posible que también necesiten considerar y equilibrar otros riesgos además de los riesgos de seguridad operacional de la aviación, como los riesgos para la salud pública asociados con COVID-19; estos también pueden capturarse mediante la gestión del proceso de gestión de cambio.
Desafíos de la gestión de la seguridad

La preocupación clave de la aviación sobre la seguridad durante el COVID-19 no es necesariamente el virus en sí, sino los muchos desafíos operativos que enfrentan las organizaciones y la cantidad de cambios que se están implementando. El COVID-19 ha provocado numerosos desafíos a la aviación, cada uno de los cuales tiene el potencial de afectar la efectividad de los controles de riesgos de seguridad existentes. 

Ejemplos:

  • Desafíos financieros
  • Reducción significativa de pasajeros
  • Cambios en el tipo de trabajo realizado (por ejemplo, cambio a operaciones de carga en lugar de pasajeros)
  • Problemas técnicos como resultado de que la aeronave esté 'estacionada' durante largos períodos
  • Reducciones significativas en la tripulación de vuelo y otras actividades del personal
  • Impacto en el desempeño humano en la tripulación, otros empleados y del estrés asociado
  • Adaptarse a operaciones bajo requisitos regulatorios nuevos.
  • El personal no puede realizar las actividades normales de formación.
  • Limitaciones en la disponibilidad de personal especializado debido a restricciones de viaje.

Cuando una organización no tiene un SMS documentado o procedimientos de gestión de cambios, puede considerar seguir el proceso de gestión de cambios de seis pasos:

Paso 1: comunicarse y consultar

La comunicación y la consulta efectivas garantizan el éxito del cambio. La comunicación y la consulta deben continuar a lo largo de todos los pasos del proceso de cambio, inicialmente, la organización debe identificar a las partes interesadas que necesitan ser consultadas, tanto interna como externamente. 

  • ¿He determinado quiénes son las partes interesadas?
  • ¿Interno? ¿Externo?
  • ¿A quién debo consultar?
  • ¿Se ha consultado a todas las partes interesadas?
  • ¿He desarrollado un plan de comunicación?

Paso 2: Desarrollar el caso

A menudo, los cambios hechos en respuesta a la pandemia se han impuesto a una organización y la justificación o el motivo para el cambio será simplemente permitir que las operaciones continúen. A pesar de esto, las organizaciones deben asegurarse de comprender claramente el desafío que está causando, comprender lo que significará para sus operaciones y cuál será el alcance.

El gran número y la rápida implementación de cambios en respuesta a estos desafíos hacen que la gestión eficaz de cada cambio individual sea esencial. Se deben considerar individualmente cada cambio y el efecto acumulativo de todos los cambios relacionados con la pandemia. Mantener un registro de cambios actualizado (o registro de cambios) que capture los detalles claves con respecto a cada cambio, ayudará a las organizaciones a comprender los efectos acumulativos de sus cambios.

Proporcionar un argumento convincente para realizar el cambio y una declaración clara de los beneficios que se obtendrán. Si se lleva a cabo correctamente, este paso te permitirá responder a las preguntas, preocupaciones y percepciones de las personas involucradas, asegurando así su participación voluntaria, su sentido de pertenencia y, por tanto, el éxito final del proyecto.

Actividades

  1. Establecer los antecedentes y el contexto que enmarcan el caso.
  2. Desarrollar el caso.
  3. Definir la declaración de necesidad.
  4. Determinar el alcance del cambio y los límites del proyecto.

Preguntas de ayuda: Responder las siguientes preguntas para desarrollar un caso sólido

  • ¿Por qué se requiere un cambio?
  • ¿Cuál es el propósito del cambio?
  • ¿Es clara la visión y están bien los objetivos? ¿están definidos?
  • ¿Cuáles son mis objetivos?
  • ¿Cuál es el alcance del cambio?
  • ¿Cuáles son los beneficios esperados y oportunidades?
  • ¿Tengo alguna limitación o restricción?
  • ¿Entiendo la importancia del cambio? y su relevancia para mi organización?
  • ¿Qué recursos me faltan?
  • ¿Qué se necesita documentar?

Paso 3: realizar una evaluación y gestión de riesgos

Cada cambio introducido en respuesta a un desafío pandémico tiene el potencial de alterar los controles de riesgo existentes o introducir nuevos peligros en una organización por lo que se debe manejar de manera efectiva. Si bien algunos cambios pueden ser necesarios debido a nuevos requisitos reglamentarios, las organizaciones pueden tener más discreción con otros cambios; en estas circunstancias, también deben considerar el riesgo asociado con no cambiar sus operaciones. Las organizaciones deben comprometerse con todas las partes interesadas relevantes para asegurarse de que se evalúen las posibles soluciones para garantizar que los peligros / riesgos que pueden introducir se gestionen de manera adecuada.

Además de considerar el riesgo de seguridad operacional de la aviación asociado con el cambio, también se deberán considerar otros riesgos, como los de la salud pública. Esto puede ser un riesgo que las organizaciones no han considerado previamente y, como tal, pueden ser necesarios cambios en los procedimientos de gestión de riesgos de su SMS, como ser los descriptores de consecuencias. 

Deberán considerar el riesgo en la seguridad de la aviación y la salud pública y buscar implementar soluciones que proporcionen un equilibrio óptimo entre los dos.

Siempre que haya un cambio, también es probable que haya oportunidades y riesgos que controlar. Se debe adoptar un enfoque basado en el riesgo para planificar el cambio. Identificar y cuantificar tanto oportunidades como riesgos que genera el cambio.

La planificación de la gestión de riesgos se basa en establecer el contexto (como en el paso 2: Desarrollar el caso) y luego identificar, analizar, evaluar y reducir el riesgo para minimizar el impacto negativo del cambio en las operaciones de aviación, maximizando al mismo tiempo los beneficios potenciales.

La parte más importante del proceso es tener a todas las personas que probablemente se verán afectadas por el cambio, o que pueden agregar valor en la identificación del riesgo potencial, para discutir abiertamente los problemas.

Actividades

  1. Reunir un equipo para realizar la detección de peligros y gestión de riesgos.
  2. Desarrollar tu plan de gestión de riesgos.
  3. Presentar este plan al tomador de decisiones para su aprobación.
  4. Extraer las estrategias de tratamiento de los riesgos e incorporarlas como tareas en el plan del proyecto.
  5. Reevaluar el tratamiento del riesgo propuesto, establecer estrategias para identificar nuevos riesgos introducidos como resultado. 

Tips

  • Asegurarse de que el nivel adecuado de consulta tiene lugar
  • Seleccionar un equipo que abarque el alcance y amplitud del cambio
  • Utilizar técnicas estructuradas de identificación de riesgos como DAFO análisis (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas)
  • Utilizar herramientas de análisis de riesgos que midan adecuadamente las consecuencias y la probabilidad de peligros para tu organización
  • Al desarrollar estrategias de tratamiento de riesgos como tareas del proyecto, asegurarte de que las tareas aborden la causa de cada riesgo, no solo el resultado. Determinar correctamente las causas.
  • Examinar la eficacia del tratamiento de riesgos, establecer estrategias considerando que tareas reducirán las consecuencias o la probabilidad de cada riesgo.
  • Calcular el riesgo residual y priorizarlo.

Paso 4: preparar el plan

Cada cambio debe estar respaldado por un nivel apropiado de planificación, pero cada cambio no requiere necesariamente un plan de proyecto formal completo. Dicha planificación debe estar documentada y podría incluir tiempos, tareas a completar como el desarrollo de procesos de capacitación y la intención de comunicación más amplia. Como mínimo, la planificación debe garantizar que cualquier mitigación identificada para abordar los riesgos se implemente antes de que ocurra el cambio.

Desarrollar un plan de proyecto que considere decisiones y planificación descritas en los pasos 1, 2 y 3 garantizará una implementación efectiva. El plan del proyecto debe abordar la necesidad de gestionar el cambio y ser desarrollado específicamente, teniendo en cuenta su cultura organizacional, circunstancias y contexto. El plan variará con la organización, qué tan complejo es el cambio y el número de variables involucradas.

La característica crítica del paso 3 es el enlace a la planificación de la gestión de riesgos en el paso 2. Esto se logra extrayendo las estrategias del tratamiento del riesgo identificado y planificado en el proceso de gestión del riesgo y se deberían enumerar estos elementos como tareas en el plan del proyecto. Cada tarea tendrá un cronograma, responsabilidades y recursos. Un plan de proyecto también debe describir estrategias de implementación y comunicación, y necesita involucrar a todo el personal. Esto le dará a las partes interesadas confianza en que los riesgos inherentes al cambio a realizar han sido tenidos en cuenta, y que el tratamiento de los riesgos deben contar con los recursos y la gestión adecuada.

Un plan de un proyecto de cambio también debe proporcionar un registro documentado de actividades, tareas, recursos y desempeño que se puede utilizar como referencia para la administración de cambios futuros. 

Factores culturales y organizativos deben tenerse en cuenta para garantizar que el cambio se implementa sin problemas y con eficacia. La clave para una implementación efectiva es el compromiso y una adecuada comunicación. Muchos en la organización querrán los beneficios del cambio, pero se necesitará un alto nivel de confianza o tranquilidad de que los beneficios superen los costos.

Paso 5: implementar el cambio

La pandemia ha provocado que algunos cambios se implementen rápidamente, con poco tiempo. Para mantener la seguridad de las operaciones, las organizaciones deben asegurarse de que se lleve a cabo una gestión de cambios adecuada antes de implementarlos. Los cambios mal considerados y planificados tienen el potencial de introducir riesgos adicionales para la seguridad operacional de la aviación.

Para garantizar el éxito de los cambios rápidos y frecuentes, las organizaciones pueden tener que encontrar nuevos métodos para respaldarlos, incluida la forma en que se comunica o se capacita. Por ejemplo, en los casos en los que se hayan utilizado previamente la formación presencial o las reuniones de la tripulación para transmitir mensajes claves, es posible que las organizaciones no acepten el riesgo de tener mucho personal en un solo lugar a la vez. En cambio, podrán hacer uso de tecnología de fácil acceso, como herramientas de videoconferencia en línea, para realizar aulas virtuales o reuniones de equipo.

Paso 6: Monitoreo y revisión continuos.

Supervisión: Las operaciones durante COVID-19 podrían resultar en cambios en los requisitos de aseguramiento de la seguridad y auditoría de una organización, se debe garantizar el cumplimiento y la idoneidad de los nuevos requisitos. Esto se puede lograr mediante actividades de auditoría / aseguramiento, análisis de datos o informes de seguridad. También puede ser necesario adaptar el monitoreo de seguridad existente a los cambios operativos.

Revisión: Las revisiones formales posteriores al cambio son útiles para determinar el éxito de cualquier gestión de cambio. Esta es el área de gestión que se descuida con mayor frecuencia, ya que las organizaciones tienden a pasar a la siguiente tarea una vez que se ha implementado un cambio y rara vez regresan y realizan una revisión sólida.

La necesidad de un registro completo de cambios y registros también es importante a medida que una organización regresa a operaciones más estándares a medida que se relajen las restricciones de COVID-19. Un registro de cambios completo permitirá comprender qué cambios pueden necesitar ser derogados gradualmente para permitirle volver a un estado "normal". Es importante señalar que es posible que algunas organizaciones no vuelvan a sus operaciones completamente "normales", es decir, a las operaciones que tenían antes de la pandemia. Una vez más, un registro formal de gestión de riesgos y cambios efectivos permitirá a una organización considerar aquellos cambios que pueden volverse permanentes frente a los que son temporales una vez que se establece una nueva "normalidad"

Hasta la próxima
Paz y bien
Roberto Gómez

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